Organização dos arquivos digitais

Fotos, vídeos e documentos não precisam ocupar toda a memória do seu celular ou computador

A facilidade em tirar fotos, gravar vídeos e áudios é tão grande, que sem perceber enchemos a memória de nossos aparelhos e o pior de tudo é que esses arquivos acabam se perdendo, já que não há uma organização. Confesso que eu faço parte do time dos que não tem afinidade com a organização digital, mas chega um momento que não adianta ter uma casa organizada, um home office todo em ordem e não contar com uma organização digital eficiente. Por isso, fui em busca de informações para organizar minha vida digital e assim compartilhar com vocês esse conhecimento, que a cada dia se torna essencial.

Quando iniciei o processo me dei conta da quantidade de fotos e vídeos que tenho no meu celular e de como não consigo localizar as coisas com facilidade. Por exemplo, tenho um filho que vai completar 1 ano em agosto e queria fazer um apanhado mês a mês, com os primeiros sorrisos, ele começando a engatinhar, falando mama e andando, porém, estou tendo dificuldades já que tenho mais de 2 mil fotos no arquivo da câmera e mais de 8 mil no arquivo do whatsapp.

Me identifiquei 

De acordo com um estudo, de 2018, conduzido pela Western Digital, empresa de armazenamento digital, de duas a cada cinco pessoas tem problemas em administrar os documentos e sentem-se em meio a um caos. O estudo ainda revela que 27% possuem 1/4 da capacidade do celular ocupada com coisas inúteis e 56% recebem alertas sobre falta de memória nos dispositivos móveis.

Mão na massa

Diante dessa informação e do caos “invisível” que eu estava vivendo, inicie a minha organização digital. O primeiro passo foi exatamente fazer uma triagem dos arquivos que eu queria manter, dos que eu poderia excluir. A partir daí, passei a me orientar por meio dos pilares da organização digital, que são: armazenamento e padronização de arquivos digitais (metodologia de organização, armazenamento em nuvem); planejamento (compromissos, tarefas, projetos e rotinas); e gestão da informação (armazenar e processar informações e armazenamento de ideias).

Pilares da Organização Digital

Padronização e Armazenamento

A padronização é criar uma lógica para a organização dos nossos arquivos digitais. Comece categorizando as pastas e suas sub-pastas, separando-as, por exemplo, da vida pessoal e profissional. Dessa forma você poderá desenvolver sub-pastas dentro de uma lógica que facilite a localização dos arquivos. Um ponto importante, mas muito chato é renomear os arquivos de acordo com o conteúdo deles, por exemplo: Pasta Vida Pessoa – Fotos – Matheus – Aprendendo a andar.

Já o armazenamento pode ser feito no próprio aparelho, desde que não sobrecarregue a memória dele, ou ainda em um HD externo ou Nuvem. O HD externo é um modelo de backup para documentos importantes, trazendo assim maior segurança para a manutenção deles. A Nuvem é uma tecnologia que permite guardar dados em um serviço online, sem necessariamente instalar um programa. Além disso, a Nuvem possui maior capacidade de armazenamento, com versões gratuitas e pagas, nas quais é possível editar, compartilhar e excluir arquivos, porém é necessária a conexão a internet. OneDrive, Google Drive e Google Fotos, Drobox e ICloud são algumas das opções para armazenamento em Nuvens.

Gestão da Informação

Como consumimos muita informação e estamos o tempo todo sendo bombardeado por elas é importante criar um processo de organização das informações consumidas para não gerar um caos e quando precisar de algo que leu, não encontrar. Alguns aplicativos fazem esse papel de gestão da informação como Evernote, Google Keep e OneDrive, permitindo que todos os seus arquivos possam ficar a sua disposição online ou offline.

Planejamento

Esse é o pilar que organizamos as tarefas do nosso dia, semana ou mês. Para quem não gosta de utilizar planner ou agenda físicas, alguns aplicativos ajudam nesse processo: Trello, Google Agenda e ToDoist. Dessa forma, você terá a disposição todas as suas tarefas e compromissos a disposição em qualquer lugar do mundo que te permita acesso a esses aplicativos. Caso você saia de casa e encontre um cliente importante, mas não está com sua agenda física para programar uma visita, esses aplicativos serão a sua salvação.

O que ganhamos com isso?

Olha a tarefa não será fácil, eu mesma estou sentindo na pele a dificuldade em organizar meus arquivos digitais, já que tenho muitas fotos e vídeos que gostaria de salvar, se possível,  para a eternidade.  Porém, quando chegar a organização plena e manter o hábito de sempre salvar meus arquivos onde e como eles devem ser guardados, certamente terei maior produtividade, menos preocupação, acesso aos arquivos de qualquer lugar, facilidade em localizar o que preciso, terei ainda um equipamento mais leves e com maior agilidade. Agora é começar a organizar!