Metodologia teve origem no Japão e pode ser alicada em vários aspectos da vida.
Foi na pós-guerra do Japão que o 5s teve origem, com o intuito de criar ambientes de trabalho focados na produtividade e o não desperdício, para reestruturar suas indústrias.
A técnica foi tão eficaz que ficou conhecida como Qualidade no estilo Japonês ou Total Quality Control (TQC), responsável pela geração de processos para garantir a qualidade do produto final. No Brasil, o 5s teria chegado na década de 90.
Ele se baseia em cinco “sensos” de limpeza e organização japonesa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.
Adaptando ao português, podemos dizer que os 5s são o Senso de Utilização, Senso de Organização, Senso de Limpeza, Senso de Padronização ou Saúde e Senso de Autodisciplina.
Na organização de ambientes, os 5s pode ser perfeitamente aplicado e cria um processo mais fácil para o cliente compreender e manter a organização. Ele pode ser aplicado na casa toda, ou escritório, mas também poder ser utilizado em um local, como por exemplo o guarda-roupa ou a despensa da cozinha.
Vamos aos 5s!
1 – SENSO DE UTILIZAÇÃO
Neste senso, vamos avaliar o que de fato é importante, o quanto é útil. Se a organização por na mesa de home office avalie, por exemplo, quantas canetas você realmente precisa ter na mesa. Se tem 10, talvez ter 4 já resolveria. Se for no guarda-roupa, avalie as roupas que tem e deixe apenas as que você usa.
Essa é a etapa que na organização costumamos chamar de triagem ou desapego. É de fato manter apenas o que tem utilidade e sem excessos.
2 – SENSO DE ORGANIZAÇÃO
Aqui vamos identificar a melhor forma para guardar o que ficou, ou seja, a maneira mais funcional para alocar os objetos de forma que fique prático e fácil de ser localizado e acessado. Vale lembrar que a organização precisa ser prática para quem vai acessar o espaço, caso seja um ambiente de trabalho é importante perguntar para os funcionários como eles acham mais funcional, ou para a secretária do lar, já que é ela que vai manter o ambiente em ordem.
3 – SENSO DE LIMPEZA
Depois de aplicar os dois primeiros sensos partimos para a limpeza. Isso mesmo, só depois de identificar o que é útil e determinar o lugar das coisas é que vamos limpar. Assim, fica mais fácil tirar as coisas do lugar, para limpar e saber onde elas devem voltar. É importante resaltar a manutenção desse hábito para que a sujeira não se acumule, seja ela papéis que sobraram em cima da mesa, roupas que foram usada e não foram guardadas, ou ainda a separação dos tipos de lixo para reciclagem.
4 – SENSO DA PADRONIZAÇÃO
É quando utilizamos objetos para padronizar a organização, sejam cestinhos, cabides iguais, divisórias, enfim, é o momento de deixar o ambiente visualmente bonito. Um ambiente visualmente bonito é capaz de aumentar a produtividade, porque não nós distraímos com os excessos. É neste senso que identificamos com etiquetas ou outra técnica o lugar de cada coisa, mantendo assim a comunicação.
É neste senso, por exemplo, que as empresas que utilizam o 5s sinalizam a localização dos ambientes, da saída, de dar descarga ao utilizar o aparelho, ou seja, estabelece um padrão de comunicação o qual qualquer pessoa vai saber identificar o lugar de cada coisa.
5 – SENSO DA AUTODISCIPLINA
Se todos esses sensos forem colocados em prática, mas não existir uma autodisciplina entre os envolvidos, o processo não irá funcionar. É preciso criar o hábito de revisar cada senso e saber se eles estão sendo cumpridos para que uma rotina se estabeleça e dessa forma a organização do espaço se prolongue por mais tempo.
Quando os envolvidos nesse processo entenderem que tem responsabilidade em manter o ambiente organizado, dentro dos padrões que foram traçados, a ordem será estabelecida e tudo vai acontecer, quase que no modo automático. Quando você perceber estará vivendo ou trabalhando em um local sempre organizado, fucional, sem disperdicios, porque é isso que o 5s faz.
Espero que tenham gostado das dicas e aplique na sua casa, no seu guarda-roupa, despensa da cozinha, no escritório, enfim, na sua vida.
